Case Manager’s Toolkit

Introduction

These deceptively simple, inexpensive visual tools can reduce the Case Manager’s wasted motion and service response time by liberating information that has too long been imprisoned in binders, reports, and databases. In business and Government, visual tools have been found to significantly increase employee productivity and transform dysfunctional work cultures by uncovering and sharing critical information that would otherwise be hoarded by Managers, protected by workers, or that simply gets lost in the intake and referral process.

SIX STEPS TO APPLYING FOR DISABILITY

This video, produced by The Centers’ Staff, shows how to complete the disability application and prepare for the interview. In this five minute dramatization, you will learn how Social Security defines "disability", what questions they will ask, what terms can be used to describe how the disability affects your daily life and what documentation is required.

After the video, you will be invited to download an Application Packet consisting of SSAs’ 3368 application form, the Centers’ Guide to Disability Evaluation, Document Checklist, and Guide to Government Benefits. Go to: www.economicsofrecovery.org and click on: YouTube Video.

CASE MANAGER’S GUIDE TO GOVERNMENT BENEFITS

This Guide enables para / professionals to quickly determine the clients’ eligibility for Benefits. The Guide spells out the application forms to apply for:

  • Disability Income: SSI, SSDI, TA (Welfare)
  • Health Care: Medicaid & Medicare
  • Food Stamps
  • Housing
  • Transportation
  • Education
  • Job Training and more

FORM-LINK

A separate Document Checklist is included to help assemble the required documentation: ID, residency, resources, disability, etc. Spanish language version is also available.

Form-Link (c) is a compilation of over fivehundred pages of benefit application forms and community resources for people with disabilities. The forms are drawn from federal, state, local government and community agency web sites.

Form-Link enables providers and consumers to quickly find and download the essential benefit application forms to secure vital services and promote stabilization in the community.

PRESCRIPTION RECORD WALLET CARD

The “Prescription Record” wallet card provides accurate, vital medical data for health care professionals at intake or in an emergency. Information on medications and dosages, medical alerts, emergency contacts and government benefits are readily available when needed.

BENEFIT REFERRAL WALLET CARDS

At the Center, we place this card display in the Reception Area for clients to help themselves. The cards provide a portable summary of the answers to their key questions:

  • What benefits am I eligible to receive?
  • How much is the benefit?
  • What back-up documents do I need?
  • How / where do I apply?
  • How much can I earn?

GUIDE TO EMPLOYMENT OPPORTUNITIES

This enables Case Managers & Vocational Counselors to assist their clients in clarifying their job goal(s) and developing their Individual Employment Plan (IEP).
The Guide summarizes the average entry-level wage, required qualifications, general working conditions, and outlook for forty-eight job titles. It is derived from the U.S. Department of Labors’ 2009 Occupational Handbook (dol.gov). The data is for the total U.S. and may vary for your service area.

A Back-to-Work Budget Worksheet is also included.

HOUSING GUIDE

This Guide enables the Case Manager to refer their clients to up to eight housing options including Drop-Ins, Shelters, “Y’s,” Supported Housing and more. It summarizes the essentials: eligibility criteria, key services, monthly rent, average wait time, and “where to apply.” It also includes the required documentation and earned income caps. Spanish language version is also available.

BENEFITS GUIDE POSTER

We use this colorful reception area poster to educate people-in-need about all the critical services that are available to them in the community.

GUIDE TO DISABILITY EVALUATION

Based on SSA’s most recent Blue Book, this self-administered questionnaire elicits the mental and/or physical impairments that affect the clients’ ability to function at home and work. A summary checklist of medical problems is included along with their current medications to facilitate their Doctors’ review of the disability application.

MOBILE BENEFITS COUNSELOR

The Center has assisted over fifteen hundred SPMI persons these past ten years with securing Government Benefits including SSI/DI Disability, Section 8 / ”Shelter Plus” Housing, Medicare / Medicaid, Food Stamps, Transportation, Supported Education, Supported Employment and more.

The Center is reaching out to OMH providers of day programs; CDT, IPRT, Club Houses, Drop-Ins, etc. who wish to outsource these services to the Center’s Peer Benefit Counselors in Westchester County.

Advantages include:

  • Significant cost savings & reduction of Non-Medicaid Billables
  • Increased efficiency / productivity of professional staff
  • Reduced wait times thereby stabilizing the Recipient in the community sooner
  • Diversion of inpatient care
  • Reduced staff training time and expense

The Counselors’ role is to be a facilitator of the applications process, relieving professionals from the clerical burden of as much of the paper work as feasible.

For free samples and to discuss how these tools could help your Agency call Don Fitch, MS at 914-288-9763, or email donfitch@freecenter.org To read about consumer research studies, visit www.economicsofrecovery.org

Case Managers Tool Kit Form 1
Guide to Employment Opportunities
Case Managers Tool Kit Form 2
Case Managers Benefits Guides
Case Managers Guide to Government Benefits
Case Managers Tool Kit Back to Work Budget
Guia de Genencia de Caso de Vivienda
Case Managers Tool Kit Form 4 Documentos Comunmente Solicitados
Determination of Benefits

Guía Gerencia de Caso para Beneficios del Gobierno

Para Adultos Solteros 18-64; Viviendo Solos

Desmistificando los Incentivos de Trabajo del Gobierno
Los ocho programas de incentivo de trabajo sumarizados se enfocan en adultos solteros (18-64), viviendo solos. Aunque la Administracion del Seguro Social continua diciendo que estos incentivos son efectivos, menos del 0.5% de los doce millones con SSI y SSDI logran tener estos beneficios. (SSA, 2007 Reporte Anual de Estadisticas)

Boleto para Trabajo y Programa de Autosuficiencia:
Que hace: Permite a los beneficiarios que tratan de trabajar por arriba del SGA (Salario Promedio de $700/mes) sin temor a generar una revision de su estado de discapacitación (CDR) por un periodo de cinco años
Elegibilidad: Adultos con SSI y SSDI (18-64) Restricciones: Deben ganar al menos $670/mes por tres meses en el segundo año, por seis meses en el tercero y por nueve meses en el cuarto y quinto año, para mantenerse exempto (CDR) Deberá continuar con ingresos máximos de $980/mes, para SSDI no hay máximo y $1,640/mes para los de SSI; $2,000 máximo de Recursos
Número de personas en el programa: 0 1% (2008)
Referencia: SSA Gov, Publicación # 05-10060, Enero 2009

619(B) Covertura Extendida Medicaid:
Que hace: Extiende covertura de Medicaid por encima del Punto de Equilibrio (1,640/mes) hasta el límite ($43,636/año en NYS) No ayuda al trabajador en el programa a mantener mas su salario
Elegibilidad: Quienes esten en SSI y ganen almenos $1,640/mes ($19,680/año)
Restricciones: Individuos que usan la sección 1619(b) provisión de incentivo de trabajo no reciben pagos de SSI, ya que su ingreso esta por encima del Punto de Equilibrio ($1,640/mes)
Número de personas en el programa: 1% de los casi seis millones en SSI (2008)
Referencia: SSA Gov, Publicación # 05-10095, Enero 2009

Plan Pase :
Que hace: Permite a los beneficiarios de SSI de apartar ingresos que reducirán su dependencia en SSI, por ejemplo educación, entrenamiento, computadora, carro, etc y no tiene que contabilizar este dinero como ingresos en SGA
Elegibilidad: Quienes reciben SSI
Restricciones: Fondos pueden solo ser usados para servicios o cosas especificadas Recibos detallados deberán ser guardados Algunas cosas pueden ser negadas
Número de personas en el programa: Menos de 1% Ninguno de NYS
Referencia: SSA Gov; Publicación No 05-11017, Enero 2009

Gastos de trabajo relacionados con Discapacidades :
Que hace: Reduce ingresos contables (incrementando los beneficios mensuales de SSI) para gastos relacionados con el trabajo, por ejemplo, atención y cuidados, transportación, medicamentos y servicios médicos, terapia física, etc
Restricciones: Deben de estar relacionados con el trabajo, pagado por el receptor y no reembolsable por Medicaid, Medicare, familia, etc Sin límite de tiempo
Número de personas en el programa: 2% de todos los que tienen SSI
Referencia: SSA Gov;2009 Redbook

Subsidios:
Que hace: El empleador paga mas salario que el valor del servico prestado, ejemplo, mayor escala de salario, menos horas, menor esfuerzo y deberes del trabajo, extra soporte del trabajo, entrenamiento en el trabajo, menor calidad de trabajo, ausencias frequentes, etc
Elegibilidad: Receptores de SSI y SSD Cualquier tipo de empleo, apoyado, soportado o privado
Referencia: SSA Gov;2009 Redbook

Pago deMedicaid:
Que hace: Permite a los que reciben SSI ganar hasta $55,188/año y retener hasta $13,800 en recursos y evitar los decrementos de covertura de Medicaid y, mantener sus beneficios de Medicaid Pagos normales y premiums
Elegibilidad: Quienes reciben Medicaid y estan trabajando
Número de personas en el programa: 6000 en el 2008
Referencia: www health state ny us/medicaid buy-in

Oportunidad de Trabajo con Credito de Impuestos:
Que hace: Un credito federal de impuestos hasta por $2,400 a los empleadores que contratan trabajadores con discapacidades
Referencia: www doleta gov
HUD Ingresos Ganados:
Que hace: Excluye ingresos ganados de HUD 30% regla de incremento de renta; 100% el primer año, 50% el segundo
Referencia: www hud gov/housing choice voucher program

SSI

Seguro de Discapacidad del Seguro Social

Discapacidad y 10 Años o más Asalariado

  • Eligibilidad: Discapacidad médica que le impida un trabajo competitivo por los siguientes doce meses y, donde usted haya trabajado mas de 40 trimestres (10 años) historicamente. Otras restricciones pueden aplicarse.
    Vaya a: www.ssa.gov, imprima la forma SSA-3368-BK.
    Llame al 1-800-772-1213 para una cita.
    La mayoría de las aplicaciones son rechazadas y pueden apelarse; Vease “Legal” abajo
  • Límite Monetario: $980/mes. Ilimitado por los primeros 12 meses; Sin límite de Recursos Promedio $1000/mes
  • Médico: Medicare/HMO; cubre pacientes internos, externos y plan de medicinas (hasta $2700/año) Co-Pagos. Aplicación incluida en SSA-3368BK.
    Espera de 24 meses
    Llame a Medicare al 1-800-633-4227 si tiene preguntas
  • Emergencias Psiquiatricas: Policia-Bomberos: 911 Equipo de Crisis Móvil: 914-493-7075
    Línea de Prevencion Suicida 914-347-6400
  • Educación, Empleo y Entrenamiento: VESID: 946-1313 NYS Departamento de Labor 995-3910
    One-Stop Centro de Empleo 995-3910 • También www.craigslist.com
  • Alimentación: Vease “Food Pantries” en el directorio telefónico SSDI no son frecuentemente elejidos para cupones de alimento.
  • Transporte: Discapacitados tarjeta de ½ tarifa: 995-2956 ½ tarifa, MTA Tren/Subway/Bus Pass; 1-800-METROCARD Para Transit: 995-7272
  • Habitación:
    >> Sin Cita: Sin espera, sin costo, llame al DSS al 995-5000
    >> Vivienda: Sin espera, entregar sus checques al SSI/SSDS, llame al DSS
    >> Y’M’s/Y’W’s: $450-695/mes Vea el Directorio Telefonico
    >> Soportados: Sin Hogar y con Discapacidad psiquiatrica llamar al DCMH al 995-5220. Vease también la Guia de Vivienda en www.economicsofrecovery.org
    >> Utilidades: Con Ed “Servicios Especiales” 1-800-752-6633
  • Legal: Apelaciones SSA; Servicios Legales del Valle Hudson; 1-877-574- 8529. Sociedad de ayuda Legal; 1-888-218-6974. Escuelas de Leyes; vease el Directorio Telefónico
  • Formas: Disponibles en www.economicsofrecovery.org/form-link
  • Noticias:Vaya a www.westchestergov.com

 

SSI

Seguro de Discapacidad del Seguro Social

Discapacidad y menos de 10 Años Asalariado

  • Eligibilidad: Discapacidad médica que le impida un trabajo competitivo por los siguientes doce meses y, donde usted haya trabajado mas de 40 cuartos (10 años) historicamente. Otras restricciones pueden aplicarse.
    Vaya a: www.ssa.gov, imprima la forma SSA-3368-BK. Llame al 1-800-772-1213 para una cita.
    La mayoría de las aplicaciones son rechazadas y pueden apelarse; Vease “Legal” abajo
  • Límite Monetario: $1640/mes. Puede quedarse con ½ del salario cuando sean mas de $85/mes. Limite de Recursos $2000/mes. Pago Promedio $761/mes
  • Médico: Medicaid; cubre pacientes internos (Hospital), externos y plan dental y de medicinas, Co-Pagos. Aplicación incluida en SSA-3368BK. Llame a DSS al 995-5000 si tiene preguntas de Medicaid
  • Emergencias Psiquiatricas: Policia-Bomberos: 911 Equipo de Crisis Móvil: 914-493-7075 • Línea de Prevencion Suicida 914-347-6400
  • Educación, Empleo y Entrenamiento: VESID: 946-1313 NYS Departamento de Labor 995-3910 One-Stop Centro de Empleo 995-3910 • También www.craigslist.com
  • Alimentación: Hasta $200/mes; Forma LDSS-4826 Llame al DSS al 995-5000
  • Transporte: Discapacitados tarjeta de ½ tarifa: 995-2956 ½ tarifa, MTA Tren/Subway/Bus Pass; 1-800-METROCARD
    Para Transit: 995-7272
  • Habitación:
    >> Sin Cita: Sin espera, sin costo, llame al DSS al 995-5000
    >> Vivienda: Sin espera, entregar sus checques al SSI/SSDS, llame al DSS
    >> Y’M’s/Y’W’s: $450-695/mes Vea el Directorio Telefonico    >>Soportados: Sin Hogar y con Discapacidad psiquiatrica llamar al DCMH al 995-5220. Vease también la Guia de Vivienda enwww.economicsofrecovery.org
    >> Utilidades: Con Ed “Servicios Especiales” 1-800-752-6633
  • Legal: Apelaciones SSA; Servicios Legales del Valle Hudson; 1-877-574- 8529. Sociedad de ayuda Legal; 1-888-218-6974. Escuelas de Leyes; vease el Directorio Telefónico
  • Formas: Disponibles en www.economicsofrecovery.org/form-link
  • Noticias:Vaya a www.westchestergov.com

TA

Welfare / Asistencia Temporal

Sin Discapacidad Mental o Física

  • Eligibilidad: Personas en necesidad; pobreza, sin hogar, abuso de alcohol y substancias. Llame al DSS al 995-500 para citas; Forma LDSS-2921
  • Límite Monetario: $90/mes. Con previa autorización de DSS Limite de Recursos $2000/mes ($3000 si 60+) $200/mes máximo para necesidades personales
  • Habitación:
    >> Sin Cita: Sin espera, sin costo, llame al DSS al 995-5000
    >> Vivienda: Sin espera, entregar sus checques al SSI/SSDS, llame al DSS
    >> Y’M’s/Y’W’s: $450-695/mes Vea el Directorio Telefonico
    >> Soportados: llamar al DCMH al 995-5220. Mudanzas, muebles, deposito de renta, llame al DSS al 955-5000
    >> Sección 8: Oficina del Condado 995-2415, 30% de sus ingresos. Vease también la Guia de Vivienda en www.economicsofrecovery.org
    >> Utilidades: Con Ed “Servicios Especiales” 1-800-752-6633 Telefono; Life Line; Verizon 890-1550
  • Alimentación: Hasta $200/mes; Forma LDSS-4826 Llame al DSS al 995-5000
  • Transporte: Medicaid Van: Llame al DSS al 231-3676
  • Emergencias: Policia-Bomberos: 911
    Línea de Prevencion Suicida 914-347-6400
  • Médico: Medicaid; cubre pacientes internos (Hospital), externos y plan dental y de medicinas, Co-Pagos.
    Aplicación incluida en LDSS-2921
    Llame a DSS al 995-5000 si tiene preguntas de Medicaid
  • Educación, Empleo y Entrenamiento: VESID: 946-1313
    NYS Departamento de Labor 995-3910
    One-Stop Centro de Empleo 995-3910
    También www.craigslist.com
  • Legal: Apelaciones DSS; Escucha Justa: 1-800-342-3334
    Servicios Legales del Valle Hudson; 1-877-574-8529.
    Sociedad de ayuda Legal; 1-888-218-6974.
    Escuelas de Leyes; vease el Directorio Telefónico
  • Formas: Disponibles enwww.economicsofrecovery.org/form-link
  • Noticias:Vaya a www.westchestergov.com